Vous organisez un voyage scolaire ? 8 choses à ne pas oublier !

L'organisation d'un voyage scolaire est une expérience fantastique, mais il y a toujours ces petits détails cruciaux que l'on oublie facilement. Voici quelques éléments que les enseignants oublient souvent, mais qui sont essentiels pour que le voyage se déroule sans heurts et sans stress.

1. Cartes d'identité et documents médicaux

L'une des choses les plus importantes : s'assurer que tous les élèves et les accompagnateurs possèdent une carte d'identité ou un passeport en cours de validité. Vérifiez cela bien à l'avance pour avoir le temps de renouveler les documents manquants ou périmés. N'oubliez pas non plus les copies des cartes d'assurance maladie européennes et les informations médicales, telles que les allergies et les numéros d'urgence.

2. Attribution des chambres et planification de l'hébergement

Dans le tourbillon de l'organisation, les dispositions concernant les chambres ne sont parfois prises qu'à la dernière minute, ce qui peut entraîner un certain chaos à l'arrivée. Dressez une liste précise des personnes qui dorment à tel ou tel endroit et discutez de vos préférences à l'avance. Donnez également une vue d'ensemble au personnel de l'hôtel.

3. Communiquer les allergies et les exigences alimentaires aux restaurants

Tous les restaurants ne sont pas préparés aux allergies ou aux régimes alimentaires, il est donc judicieux de le mentionner à l'avance. Dressez une liste des étudiants souffrant d'allergies alimentaires, végétariens ou ayant d'autres restrictions alimentaires et transmettez-la aux restaurants où vous mangez.

4. Revérifiez (et confirmez !) les réservations.

Qu'il s'agisse de billets d'entrée dans des musées, de visites guidées ou de repas de groupe, assurez-vous de réserver et de confirmer toutes les réservations à temps. Certains sites exigent une confirmation supplémentaire quelques jours à l'avance. Imprimez les courriels de confirmation ou enregistrez-les sur votre téléphone portable.

5. Tickets de métro et de bus

Assurez-vous d'avoir les bons billets et les documents complémentaires si vous voyagez en groupe. Par exemple, pour le transport à Paris, l'accompagnateur doit être muni d'une déclaration sur l'honneur signée, tout le groupe doit voyager ensemble et le voyage ne peut pas être interrompu. Vérifiez les mises à jour avant votre départ.

6. Un plan d'urgence et une liste de contacts

Que se passe-t-il si un élève se perd ? Ou si quelqu'un tombe malade ? Établissez un plan d'urgence avec les numéros de contact des tuteurs, de l'hôtel et des services d'urgence locaux. Remettez aux élèves et aux collègues une carte contenant ces informations.

7. Argent liquide pour les urgences

Il n'est souvent pas possible de payer par carte partout, et il y a parfois de petites dépenses pour lesquelles vous avez besoin d'argent liquide (comme les toilettes publiques ou le pourboire à un guide). En tant que guide, assurez-vous d'avoir sur vous une petite somme d'argent pour les cas d'urgence.

8. Plan alternatif en cas de mauvais temps

Il peut aussi pleuvoir au printemps et en été ! Prévoyez un plan B, comme une visite de musée, un marché couvert ou une autre activité à l'intérieur.